电子文档自动归档方案

1 人员与文件情况

先了解一下贵司的规模和日常处理的文件情况

1.全公司需要使用自动归档的有多少人？*

10 人以下 10-20 人 20-30 人 30 人以上

3.单个文件平均多大？*

几 MB 小文档为主几十 MB 左右动辄几百 MB 的大文件各种大小都有

4.全公司一天下来大概会产生多少份新文件？*

10 份以下 10-50 份 50-100 份 100 份以上

5.归档后的文件主要用来做什么？*

存着备查（流水账一样存档就行）后续经常要打开来用、改

2 员工电脑与办公习惯

了解一下员工平时用什么设备、用什么软件

6.员工电脑主要装的是什么系统？*

全是 Windows 有几台苹果 Mac 各种系统都有

7.平时用的是哪套办公软件？*

微软 Office 金山 WPS 两种都有

8.员工现在处理完的文件，一般放在哪里？*

随手放在桌面放在电脑里的某个固定文件夹（如 D 盘）已经在手动拖到共享文件夹里了

3 服务器与网络现状

了解贵司现有的资料服务器情况

9.那台资料服务器是什么牌子的？（如不清楚可填"不清楚"）

10.服务器装的是什么系统？*

Windows Server Linux 系统群晖/威联通 NAS 不太清楚

11.服务器的硬盘空间还够用吗？*

够用，还有不少剩余有点紧张不太清楚

12.员工现在是怎么访问那台服务器的？*

通过 "\\服务器IP" 那种共享文件夹通过网页打开不太清楚

13.员工在哪儿办公？需要在家或出差时也能访问公司文件吗？*

都在一个办公室，局域网就行偶尔需要在家或出差时访问

14.公司里有没有专门管服务器、电脑的 IT 同事？*

有专职 IT 没有专职，谁都兼着管一下基本没人管，靠外面的人偶尔来维护

15.您对方案的形式有偏好吗？（我们最终会推荐最适合的）*

纯本地方案（所有东西都装在公司内部）局域网私有云（在公司里像用网盘一样）都可以，听您建议

4 归档规则（重点看）

这部分决定了文件怎么处理，您先选最接近的方案就行

16.您希望文件什么时候自动传到服务器？*

实时模式（推荐）

员工在电脑上保存的瞬间，服务器就自动收到，最省事

定时模式

每天中午或下班后，系统统一把当天文件收到服务器

手动模式

员工处理完后，自己点一下按钮上传

17.文件到了服务器上，怎么摆放比较好？*

按员工姓名分（如：服务器 / 张三 / 文件）按部门分（如：服务器 / 财务部 / 文件）系统自动重命名（加日期 + 员工名，防止混淆）

18.员工传到服务器后，还能不能改、删？*

不能改、不能删（最安全，防止误操作）员工自己可以改自己传的只有管理员才能改，普通员工不能

19.同一个文件被修改多次，旧版本要不要保留？*

直接覆盖，不用留旧的旧版本要保留（v1、v2 这种，方便查历史）

5 预算与时间

了解大致的预算和时间要求

20.这个项目的预算大概什么范围？*

几千元 1 ~ 3 万 3 ~ 5 万更高

💡 这个预算指的是 整个资料管理项目要投入的总费用（包括买软件、硬件、找人开发部署等），不是给我们公司的服务费。

21.希望多久能正式用起来？*

越快越好（1 个月内）不急，2 ~ 3 个月内都行没有明确时间，先聊方案

+ 联系方式（选填）

方便后续我们回访时，能直接联系到您

22.您的称呼

23.公司名称

24.联系电话

电子文档自动归档方案

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